Nella gestione di una società inglese si commettono spesso errori sia di disattenzione che per mancanza di familiarità con le regole del Paese.
Vediamone alcuni comuni, che sembrando banali, portano a sanzioni pecuniarie o a grattacapi peggiori.
Ogni anno le società inglesi, piccole e grandi, devono presentare i bilanci presso il registro inglese, Companies House, e presso il fisco, HMRC. Ci sono dei tempi di consegna e generalmente le autorità inglesi li ricordano inviando delle lettere alla sede della società, il cosiddetto ‘registered office’, o all’agente, normalmente il commercialista.
Le società ‘limited’, ovvero le ‘società a responsabilità limitata’ equivalenti alle ‘Srl’ in Italia, devono inviare i bilanci entro nove mesi dalla chiusura dell’anno fiscale: se ad esempio l’anno fiscale si chiude il 31 dicembre, la scadenza è il 30 settembre dell’anno successivo.
Se non si presentano, sia Companies House che il fisco emettono una multa. Companies House ad esempio per società ‘limited’ che presentino il bilancio con un ritardo non superiore ad un mese, invia una penale di £150, tra uno e tre mesi si sale a £375 e tra tre e sei mesi si arriva a £750; oltre i sei mesi sono £1,500 e per una piccola attività commerciale, come un ristorante, un salone di parrucchieri, un ortofrutta, si tratta di una somma considerevole.
Negli ultimi anni Companies House è diventata più severa nei confronti delle società e i controlli sono più attenti. Se la società non presenta il bilancio, Companies House di sovente ne inizia la procedura di chiusura.
Infatti il Registro delle compagnie inglesi ritiene che gli amministratori non stiano adempiendo ai propri doveri, o magari che la società abbia cessato di operare e nessuno si stia interessando alla gestione, e quindi si giudica opportuno ‘fare pulizia’ e chiuderla con le maniere forti.
Questo è un modo per spronare gli amministratori a dichiarare i dati di bilancio, entro i tempi, pena la perdita della società.
Che significa questa azione? Che dopo due mesi dall’emissione dell’avviso di procedimento, la società risulta dissolta e pertanto cessa di esistere. Gli eventuali beni diventano proprietà della Corona inglese.
Non risultano lecite operazioni quali la somministrazione di servizi, l’accettazione di ordini e pagamenti. La società non esiste più, quindi non si può operare nel nome della stessa, nessun assegno bancario può essere emesso o incassato; se il conto corrente è ancora aperto, l’operarvi è contrario alle regole.
Ritardare il bilancio può sembrare una svista di poco valore, ma se il gerente del ristorante non considera gli aspetti legale-amministrativi e si concentra solo sulla gestione dell’esercizio, può accadere che si continui ad operare, non accorgendosi chela società è stata chiusa a seguito della mancata presentazione del bilancio. Come descritto in precedenza, questo può avere implicazioni serie e nel caso succedesse, sarà opportuno coinvolgere un professionista, uno studio specializzato, che faccia appello al Registro e cerchi di reinstituire la società. Ci saranno dei costi e non sarà una prassi così immediata.
Nella società inglese il direttore è inoltre responsabile a livello penale. La nomina di un secondo direttore, come le dimissioni di un membro del direttivo, devono essere sempre registrate presso il Companies House, poiché’ è lo stesso registro a tenere conto di tutti i cambiamenti societari.
Errore apparentemente di poco conto nelle piccole imprese è quello di cambiare gli amministratori ‘inter nos’, uno degli amministratori si toglie e un socio, o un conoscente, assume l’incarico, mail registro non ne viene informato.
Companies House richiede che queste comunicazioni vengano date entro 14 giorni dalla variazione ed il registro inglese è diventato estremamente rigido nel rispetto dei tempi e chiede giustificazione di come mai non siano stati rispettati.
Dimenticanze da evitare nella comunicazione al registro, oltre a nomine e dimissioni, sono:
– i cambi di dati personali, i dati riguardanti l’indirizzo di residenza degli amministratori
– il cambio del nome societario
– il cambio della sede legale
– il cambio dell’anno fiscale
– l’emissione o la riduzione del capitale societario
– i dettagli dei mutui, i debiti societari
– la posizione e la struttura societaria annuale
Salvagente di quest’anno 2020, data la situazione COVID-19, è il fatto che Companies House abbia esteso i termini di presentazione dei bilanci; nel caso di società ‘limited’ ad esempio, è stata concessa un’estensione di tre mesi, per cui, se normalmente si presentavano i bilanci in chiusura al 31 dicembre 2019 entro il 30 settembre 2020, adesso si hanno tre mesi aggiuntivi.
Nel caso invece di conferme di dati statutari, nomine di direttori e segretari, aggiornamento informazioni societarie, emissioni di capitale e altre modifiche pertinenti, Companies House ha esteso in via temporanea i termini di comunicazione da 14 giorni a 42 giorni.
E’ comunque utile valutare la delegazione di tali mansioni a chi ha già esperienza nel settore, come gli studi che si occupano sia della contabilità che della gestione statutaria e dei rapporti col Registro e le Autorità, che sono più attenti al rispetto delle scadenze societarie, evitando multe inutili, soprattutto se queste finiscono nella chiusura della società da parte del Companies House.
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