Organizzazione della piccola azienda: falsi amici. Il Multitasking.

Organizzazione della piccola azienda: falsi amici. Il Multitasking.

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Synergy
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 Remote working, flexibility, multitasking e cloud systems sono parole ormai in uso comune per inquadrare la realtà lavorativa prevalente, sperimentata, forse senza alternativa, nell’anno 2020.

  Si tratta della modalità che più sta influenzando l’organizzazione moderna dell’azienda, qualsiasi sia la sua dimensione. 

  Eppure anche il pre-pandemia tanto apprezzato ‘multitasking’ ha le sue mancanze.

Per ‘multitasking’ si intende la capacità di condurre più attività nello stesso tempo.

Che questo sia positivamente correlato alla produttività dell’individuo?

  In realtà, studi condotti dagli istituti di ricerca hanno messo in luce che si è di fronte ad un falso mito. Accettare una chiamata telefonica mentre si risponde ad un’email o annotare un ordine mentre si sta sviluppando un piano per un altro cliente, hanno l’effetto distraente rispetto all’attività principale. La concentrazione viene interrotta, è dimostrato che la persona non solo perde più tempo per rientrare nell’ordine di idee e focus precedenti, ma nel complesso lo stesso numero di lavori viene completato in un lasso temporale superiore rispetto all’esecuzione sistematica, uno alla volta, dei singoli compiti.

  È inevitabile oggi essere soggetti a sollecitazioni esterne a causa dell’uso diffuso della tecnologia. Il suono caratteristico dell’arrivo di un messaggio sul telefono privato, è un fattore che distoglie l’attenzione e sposta l’interesse verso la lettura.

Alcuni accorgimenti quali evitare la presenza del cellulare sul tavolo di lavoro, capovolgerlo mentre si è impegnati in un compito mantenendo la suoneria solo per casi di emergenza, sono facili soluzioni al problema.

 Se la simultanea attenzione riguarda l’ambito lavorativo, ovvero il passare da un’attività per un certo cliente, al consiglio al volo per l’azienda che sta entrando in videoconferenza con i colleghi o è in linea al telefono mentre il corriere delle consegne suona all’entrata, il caso è diverso. 

In alcune situazioni, inevitabile. 

Di regola, istituendo ruoli distinti in azienda, ogni individuo mantiene sotto controllo i propri incarichi, evitando sovrapposizioni o il ricorso a membri del team impegnati in mansioni diverse.

 Più complesso ancora quando il ‘multitasking’ vede l’ambito domestico sovrapporsi alla giornata lavorativa e il lockdown o una condizione di ‘lavoro da casa’ ne impongano la convivenza.

La presenza dei figli, situazioni delicate quali una persona non autosufficiente a carico, sono i fattori che incidono maggiormente sulla qualità del lavoro in determinati ambiti.

Il dividersi tra più impegni equamente urgenti è necessario.

Ecco quindi l’opportunità di valorizzare gli aspetti buoni del ‘multitasking’:

– il multitasking mantiene un equilibrio tra famiglia e lavoro: ad esempio è possibile portare i figli al parco e allo stesso tempo gestire chiamate di lavoro;

– permette di risparmiare tempo: sfruttando l’ora di attività fisica ascoltando un audio libro;

– influenza la flessibilità soggettiva: essere abili a cambiare da un ambito all’altro supporta l’adattabilità a contesti diversi,mantiene una certa agilità personale ad adeguarsi a circostanze in mutamento;

– fa sì che vengano interessate simultaneamente diverse regioni del cervello: si diventa più capaci nell’integrazione di stimoli sensoriali, nel dare senso a informazioni provenienti da vista, udito, tatto e così via;

– rende più resilienti: quando si affronta una varietà di mansioni in modalità consecutiva e a scadenze strette, si è esposti a stress per un prolungato periodo e ci si abitua a operare in tale condizione, diventando più risoluti nel portare a termine il lavoro;

– è un antidoto alla noia;

– facilita la gestione di una posizione di leadership aziendale, dove generalmente il ‘multitasking’ è una prerogativa.  

  In aggiunta, incoraggianti novità giungono dal mondo informatico. Vista l’impossibilità in alcuni contesti di evitare la simultaneità delle operazioni, Microsoft sta sviluppando sistemi interfaccia per facilitare la ripresa di un’attività al computer lasciata in sospeso a causa del sovrapporsi di un impegno urgente.

  E infine, sapete che più volte siamo portati al multitasking e meglio lo facciamo?

È emerso come l’allenamento nell’affrontare più attività contemporaneamente, migliori la capacità soggettiva di ‘multitasking’.

Ciò non pregiudica il fatto che una significativa letteratura scientifica metta in guardia su come distrazioni tecnologiche e stimoli dissonanti rispetto ad un’attività principale possano abbassare il Q.I. di alcuni punti. Pertanto mantenere una concentrazione profonda su singoli compiti sembra rimanere la migliore strategia per un risultato ottimale.

‘Multitasking’ sì, quando è utile e inevitabile; altrimenti meglio optare per 15-20 minuti di focus totale su ogni attività lavorativa.

per contatto: info@synglobal.com

Elisa Sgubin
Elisa Sgubin

***Le informazioni contenute in questa rubrica hanno titolo informativo. Nessuna responsabilità è imputabile ai curatori dei testi in merito a iniziative avviate senza avere ottenuto una consulenza professionale specifica al singolo caso.